Zenc - Focus op oplossingen

Informatiebeleid, onmisbaar voor de overheid

Wat is de rol van informatie binnen de overheid?

Informatie is een strategisch bedrijfsmiddel van de overheid. En dat wordt (te) vaak over het hoofd gezien. Ik leg aan klanten vaak uit dat hun overheidsorganisatie eigenlijk een grote informatiefabriek is. Het gros van de overheidsdiensten is immers een informatieproduct. Denk aan vergunningen en paspoorten. Zelfs bij fysieke vormen van dienstverlening (beheer van de ruimte) speelt informatie een belangrijke rol voor de uitvoering.

Informatie staat aan de basis van een slagvaardige, efficiënte en effectieve overheidsorganisatie. Een efficiënte en effectieve overheidsdienstverlening vereist dat de juiste informatie beschikbaar is op de juiste plek, op het juiste moment en tegen zo laag mogelijke kosten. Het risico is anders onjuist geïnformeerd te zijn en op basis daarvan verkeerde beleidsbeslissingen te nemen, onnodige dienstverlening te starten en handhaving na te laten waar het wel gewenst is. Op deze wijze rijzen de kosten uit de pan, terwijl de organisatie niet de beoogde maatschappelijke meerwaarde creëert.

Weinig bestuurders, managers en medewerkers kijken naar hun eigen werk met een informatiebril. Dat is jammer. Als zij door een informatiebril naar het werk van overheidsorganisaties kijken, wordt zichtbaar hoe vaak keuzes met betrekking tot informatievoorziening onbewust genomen worden en gericht zijn op deelbelangen (van afdelingen) in plaats van gedeelde belangen (van het concern). Met dit besef wordt de strategische potentie van informatie zichtbaar. Het slim organiseren van inwinning, beheer, verspreiding en (her)gebruik van informatie vergroot de slagvaardigheid van een overheidsorganisatie in de maatschappelijke kernopgaves. De ‘informatiefabriek’ kan een wezenlijke bijdrage leveren aan de huidige bezuinigingen doordat het:

• Dienstverlening digitaliseert en automatiseert;
• Processen versimpelt en zelfs overbodig maakt;
• Uitvoering van processen bij ketenpartners kan beleggen;
• Gezamenlijke uitvoering van toezicht en handhaving mogelijk maakt;
• Fraude en het mislopen van inkomsten voorkomt door gegevensdeling tussen overheden mogelijk maakt.

Hoe maakt u van informatie een strategisch bedrijfsmiddel?

Het betekent dat u niet langer ad hoc en ongecoördineerd de werkwijze van uw organisatie en de onderliggende informatievoorziening vernieuwt. Het is het noodzakelijk dat u op een gestructureerde integrale manier kijkt naar de wijze waarop de organisatie omgaat met informatie en hierover afspraken maakt op concernniveau. Dit vraagt ook om veranderingen in – en afstemming tussen – de organisatie, informatisering en automatisering. Dit alles legt u vast in informatiebeleid dat bestaat uit een visie, uitgangspunten en richtlijnen.

Het informatiebeleid is de verbindende schakel tussen de maatschappelijke kernopgaves van uw organisatie, uw ambities hierin en hoe u wilt omgaan met informatie en ICT. Het geeft een integraal antwoord op de wijze waarop uw organisatie vanuit een informatieperspectief omgaat met:

• Maatschappelijke ontwikkelingen zoals de roep om transparantie, open data, social media en 24x7 (e-)dienstverlening;
• Technologische ontwikkelingen zoals cloudcomputing;
• Overheidsontwikkelingen zoals de decentralisatie jeugd en gezin, ketensamenwerking, zaakgericht werken en i-NUP.

Dankzij informatiebeleid voorkomt u dat u proces-, informatie- en ICT-keuzes ad-hoc maakt die niet aansluiten bij (a) de missie en visie van uw organisatie, (b) eerder gemaakte keuzes en (c) ontwikkelingen die op uw organisatie afkomen.

Wanneer heeft uw organisatie informatiebeleid nodig?

Altijd. Een overheidsorganisatie kan niet zonder. Uw organisatie is een informatiefabriek die gestructureerd over (de organisatie van) informatie moet nadenken.

Het tweede antwoord is dat uw organisatie informatiebeleid nodig heeft als u op minstens één van de volgende punten stuit:

• Verantwoordelijkheden rondom de kwaliteit van informatie en ICT zijn niet duidelijk belegd;
• De wensen van de medewerkers, de processen, de gebruikte informatie en de techniek sluiten niet op elkaar aan;
• Vernieuwing van informatievoorziening en ICT gebeurt ad-hoc en vanuit een aanbodgerichte technologische invalshoek;
• Eerder gemaakte ICT-keuzes blijken niet op elkaar aan te sluiten;
• Er is geen overzicht van welke informatie waar in de organisatie wordt gebruikt;
• Er vindt nauwelijks hergebruik van basisinformatie plaats waardoor er meerdere registraties van dezelfde objecten bestaan;
• U heeft honderden applicaties of – erger – u weet niet hoeveel applicaties u gebruikt.

Voldoet mijn informatiebeleid van vijf jaar geleden nog?

Dat is simpel: nee. De overheid heeft dagelijks te maken met nieuwe wet- en regelgevingen, veranderingen in de maatschappij en techniek. Op dit moment spelen ook de bezuinigingen een rol. Overheidsorganisaties passen hierop hun structuur, hun processen en informatievoorziening aan. Informatiebeleid is daarmee een dynamisch vraagstuk. Het gevolg is dat het informatiebeleid regelmatig van een update moet worden voorzien.

Voor bijvoorbeeld gemeenten vragen de introductie van het i-NUP, de Ruimtelijke Uitvoeringsdiensten (RUD) en de Centra voor Jeugd en Gezin (CJG) om vernieuwing van het informatiebeleid. Een gemeenschappelijke deler van deze voorbeelden is dat een deel van de informatievoorziening en de uitwisseling van informatie buiten de gemeentelijke organisatie komt te liggen. Vanuit een concernperspectief is het van belang dat u een integrale visie hebt op inwinning, beheer en verspreiding van informatie die de organisatiegrenzen overstijgt.

Heb ik u overtuigd van het nut van informatiebeleid of behoefte om uw informatiebeleid tegen het licht te houden? Of juist niet? Laat dan hieronder een reactie achter of neem contact met ons op!

Barry Woudenberg is als adviseur bij Zenc gespecialiseerd in het vormgeven van de I&A-functie, het professionaliseren van informatiemanagement en het opstellen van informatiebeleid en informatiearchitectuur.