Zenc - Focus op oplossingen

Minder presterende gemeenten

De tegenstelling van de ‘bestuurskracht’  is ‘zwakte’.  Binnen de bestuurskunde worden verschillende gemeenten vaak als ‘ zwak’  aangemerkt. In opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft Zenc een aantal van deze gemeenten nader onderzocht. Niet alleen kwam de vraag aan de orde of deze beoordeling terecht is, daarnaast is gekeken waar dit zich in uit. Bovendien is een poging gedaan verklarende factoren voor de vermeende zwakte van deze gemeenten aan te wijzen.

Dit project heeft het thema: bestuurskracht

INK Positiebepaling

In opdracht van de afdeling Toezicht Gebouwen in Rotterdam heeft Zenc een INK-positiebepaling begeleid. De positiebepaling is door de INK-adviseur van Zenc geanalyseerd en de discussie begeleid in de consensusbijeenkomst. Het resultaat van deze sessie was een gedragen beeld van de stand van zaken van organisatieontwikkeling binnen de afdeling en benoeming van de belangrijkste verbeterpunten voor de afdeling.

Dit project heeft het thema: organisatieontwikkeling

Ontwikkelen Dienstverleningsvisie

Mede met het oog op het nieuw te ontwikkelen gemeentehuis wilde in 2006 de gemeente Venlo een nieuwe dienstverleningsvisie ontwikkelen. Op basis daarvan zouden onder meer de fysieke positie van de dienstverleningsbalie en de benodigde ruimte  in het nieuwe gemeentehuis kunnen worden bepaald. Maar dienstverlening gaat breder dan dat.

De rol van Informatie- en CommunicatieTechnologie in de inrichting van de gemeentelijke dienstverlening wordt steeds belangrijker. Bovendien zijn een beeld van de klanten, de mogelijkheden om in de organisatie van de dienstverlening onderscheid te maken tussen klantgroepen en de ambities van de gemeente zelf van groot belang. Wat de ambities betreft: Hecht de gemeente er aan om veel producten pro-actief aan te bieden, of moet de nadruk juist liggen op een kleine en efficiënte overheid?

De wisselwerking tussen wensen van de klanten en ambities van de gemeenten zijn uitgebreid doorgesproken met ambtenaren die betrokken zijn bij de organisatie van de dienstverlening en tevens met de relevante raadscommissie. Op basis daarvan heeft een gemeentelijke projectgroep, ondersteund door Zenc, een nieuwe dienstverleningsvisie opgesteld.

Dit project heeft het thema: dienstverlening

Onderzoek naar Stadswinkels

In opdracht van de gemeente Tilburg heeft Zenc de consequenties geïnventariseerd van de voorgenomen sluiting van de decentrale stadswinkels. In de gemeentelijke stadswinkels kunnen inwoners van Tilburg terecht voor allerlei diensten zoals paspoorten, verhuizingen, vergunningen en uitkeringen. Naast één centrale stadswinkel zijn er verspreid over de stad nog vier. Vanwege bezuinigingen heeft de gemeente het voornemen de decentrale locaties te sluiten. De vraag is echter welke gevolgen dit heeft voor de kwaliteit van de dienstverlening. Bovendien wil de gemeente weten of een deel van de consequenties opgevangen kan worden door een versterking van de digitale dienstverlening.

Zenc heeft op basis van gesprekken met betrokkenen en door bestudering van vergelijkbare ontwikkelingen in andere gemeenten de gevolgen geïnventariseerd. Tevens zijn de huidige en toekomstige mogelijkheden van de digitale dienstverlening door de gemeente Tilburg aan een kritische toets onderworpen.

De bevindingen van Zenc wijzen uit dat op termijn concentratie van de dienstverlening in de centrale stadswinkel en een versterking van de digitale dienstverlening zeker een begaanbare weg zijn. Maar op korte termijn zullen direct na sluiting grote problemen ontstaan.

Dit project heeft het thema: dienstverlening, organisatieontwikkeling

Ontwikkelen EGEMthermometer

Voor EGEM is een instrument ontwikkeld: de EGEMthermometer. Het instrument bestaat uit negentien vragen gericht op vijf gemeentelijke aspectgebieden (Burgerzaken, Gemeentelijke Belastingen, Sociale Zaken, Bouw- en Woningtoezicht en de Brandweer). De vragen richten zich op de kwaliteit van de gegevenshuishouding en het gebruik van informatie in de verschillende gemeentelijke processen. Voorbeelden van vragen zijn: “Hoeveel personen krijgen een uitkering van Sociale Zaken waarvan bekend is in de GBA dat zij overleden zijn?” en “Wat is volgens de GBA de administratieve leegstand in de gemeente, wat is de administratieve leegstand volgens de registratie van Gemeentelijke Belastingen en welke verschillen zitten hiertussen?”. Het doel van het instrument is om bestuurlijke en managementaandacht te krijgen voor invoering van basisregistraties en voor proces- en ketengericht werken.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, organisatieontwikkeling, procesherontwerp

Evaluatie RechtspraaQ

Sinds het begin van de 21ste eeuw wordt binnen de rechtspraak in een Nederland een kwaliteitssysteem ontwikkeld, dat de naam heeft RechtspraaQ. Ondertussen is het systeem gereed voor gerechtsbrede implementatie. Alvorens daartoe over te gaan heeft de Raad voor de rechtspraak aan Zenc gevraagd het ontwikkelde kwaliteitssysteem aan een kritische toets te onderwerpen. Dit heeft Zenc gedaan door middel van bestudering van het ontwikkelde systeem, gesprekken met betrokkenen en in enkele groepsdiscussies. Bovendien zijn de sterkten en zwakten van het systeem, dat geënt is op het INK-managementmodel vergeleken met andere mogelijke kwaliteitssystemen. De bevindingen van het Zenc over het ontwikkelde systeem zijn over het algemeen positief.

Dit project heeft het thema: organisatieontwikkeling

Publieke Sector Debat Kennisquiz

Tijdens het Publieke Sector Debat is de kennis van de aanwezige vertegenwoordigers van rijk, gemeenten en provincies op ludieke wijze getest. De kennis over de (al dan niet onbedoelde) gevolgen van het handelen van de overheid, welteverstaan. Zenc voerde de quiz samen uit met United Knowledge met aansprekende vragen over de hoeveel pagina’s die een gemeenteraadslid gemiddeld per dag moet doorlezen (277!) en hoeveel sleutels een ambulancemedewerker bij zich moet hebben voor alle poortjes en paaltjes in een stad (70). De kennis in de zaal is pover: niemand heeft alle antwoorden goed. Op de meerkeuzevraag waarom een Amsterdamse ondernemer een jaar moest wachten voordat hij zijn broodjeszaak kon openen, steekt de gemeentesecretaris van Amsterdam, dhr. Erik Gerritsen, vanuit de zaal al zijn kaarten op. “Alle antwoorden zijn waar, vrees ik. Schuldig!”

Dit project heeft het thema: administratieve-lasten, dienstverlening, samenwerking

Onderzoek digitale indiening WABO

Het ministerie van VROM wil overheden verplichten dat zij digitaal ingediende vergunningaanvragen accepteren. Met de invoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) worden gemeenten het loket voor de omgevingsvergunning. Dit betekent dat iedere gemeente een digitaal loket moet openen voor het aanvragen en verlenen van de omgevingsvergunning. VROM heeft het adviesbureau Zenc gevraagd te onderzoeken wat de voordelen zijn van een digitaal loket. Ook heeft Zenc onderzocht wat minimaal gedaan moet worden om het digitaal loket een succes te maken.

Dit project heeft het thema: bouw-en-woningtoezicht

Ontwikkelen i-Visie

In opdracht van een de gemeente Venlo is een traject uitgevoerd om te komen tot een gedragen i-Visie met implementatieplan. Het traject is in nauwe samenwerking met andere visie-trajecten uitgevoerd die gericht waren op organisatieontwikkeling, dienstverlening en huisvesting. In het traject is nadrukkelijk aandacht besteed aan het betrekken van alle relevante partijen (College, Raad, MT, middenmanagement, medewerkers en I-professionals).

Dit project heeft het thema: dienstverlening, informatiemanagement, organisatieontwikkeling

DigiD / Nationale Authenticatievoorziening

Zenc is betrokken geweest bij de eerste opzet van de Nationale Authenticatievoorziening. Dit initiatief van de uitvoeringsorganisaties in de sociale zekerheid (o.a. UWV, IB-Groep,CWI, Belastingdienst) en aanverwante organisaties als Rinis en BKWI, werd bij de lancering omgedoopt tot DigiD. Deze voorziening ondersteunt verschillende niveaus van authenticiteit, waarmee betrouwbare en veilige elektronische dienstverlening mogelijk is geworden. Zenc heeft in deze eerste fase met een aantal gemeenten vastgesteld of en op welke wijze een authenticatievoorziening toepasbaar is. Daarnaast had Zenc de projectleiding over de eerste fase van dit project.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, privacy

De school als arbeidsorganisatie

Veel geld is door het ministerie van Onderwijs geïnvesteerd in ICT ten behoeve van het voortgezet onderwijs. De vraag hoe een onderwijsinstelling met behulp van ICT kan moderniseren en wat daarin de succes- en faalfactoren zijn, wil het ministerie graag beantwoord zien. Onderzoekers van Zenc hebben een conceptueel kader ontwikkeld op basis waarvan casusonderzoek kon starten.

In dit kader werd beschreven hoe in het voortgezet onderwijs organisaties ontstaan die grote groepen leerlingen op maat gesneden leertrajecten aanbieden. Leerlingen volgen niet meer een standaardleertraject maar volgen het leertraject dat het best bij hen past. Leerlingen kiezen daarbij hun eigen weg langs allerlei modulair opgezette leerprogramma’s, die in belangrijke mate worden ondersteund door passende ICT-oplossingen.

De toetsing aan een twaalftal praktijksituaties heeft de onderzoekers van Zenc het beeld gegeven dat slechts weinig scholen er in slagen zelfstandig de transformatie naar een ‘massaal maatwerk’ organisatie te realiseren. Grote scholenbesturen als slagen erin visie en grootschaligheid te combineren en daardoor beweging te creëren. Ook scholen waarin de noodzaak tot verandering groot is, zijn in staat te transformeren. Tenslotte zijn scholen met visie en sterk leiderschap in staat te groeien tot een moderne arbeidsorganisatie. In de praktijk lijken dat echter slechts weinig scholen te zijn.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, organisatieontwikkeling

Onderzoek Common Business Processes

In opdracht van de OECD heeft Zenc onderzoek gedaan naar de benadering van Common Business Processes in verschillende landen. Common Business Processes zijn processen binnen verschillende overheidsorganisaties die qua doel, vorm en opzet gelijk zijn (bijvoorbeeld inkoop, klantcontacten enz.). Veel landen zijn in het kader van overheidsarchitecturen bezig met het ontwikkelen en organiseren van een aanpak om deze processen efficiënter en effectiever aan te pakken door middel van coördinatie, samenwerking, afspraken enz. Zenc heeft voor de OECD zeven landen onderzocht waarbij gekeken werd naar de aanpak die gehanteerd wordt en wat de verschillen en overeenkomsten zijn.

Dit project heeft het thema: architectuur, organisatieontwikkeling, procesherontwerp

Doorontwikkeling Advies Overheid.nl

Zenc werkte in opdracht van het programmabureau Advies Overheid.nl (ICTU) een projectplan uit voor de doorontwikkeling van de zoekmachine van Overheid.nl in de periode 2004-2007. Dit sluit aan op de doelstellingen zoals geformuleerd in het actieprogramma “Andere Overheid”. Zenc adviseerde inhoudelijk over te onderzoeken technologieën en interactiemechanismen en procesmatig over de te volgen aanpak, planning en begroting.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, web-2.0

Invoering Basisregistratie Personen

Prof. dr. Arre Zuurmond was in Rotterdam projectleider van de Basisregistratie Personen, nadat hij in opdracht van het College van B&W onderzoek had gedaan naar het belang van een visie op informatievoorziening in de gemeente Rotterdam. Hij heeft het werken en denken in ketens in Rotterdam geïntroduceerd. Passend binnen de visie van Rotterdam op dienstverlening, bedrijfsvoering en handhaving zal de basisregistratie Personen ook binnengemeentelijk door de belangrijkste diensten  gebruikt worden. Het denken in ketens, werken met basisregistraties en het op die manier verbeteren van dienstverlening, bedrijfsvoering en handhaving heeft hij binnen een groot aantal gemeentelijke organisatie-onderdelen geïntroduceerd en het gebruik daarvan gestimuleerd.

Dit project heeft het thema: basisregistratie, informatiemanagement

Doen en ervaren: de basisregistraties binnen het Ministerie van Justitie

Bij het Ministerie van Justitie heeft Zenc een aantal Ketensimulatie Basisregistraties uitgevoerd. Met medewerkers uit alle geledingen van het Ministerie is concreet ervaren wat het werken met Basisregistraties inhoudt. De ervaringen met de simulatie en de lessen die uit deze simulatie konden worden getrokken zijn vertaald naar de eigen praktijk en de implementatie van de basisregistraties binnen het departement.

Dit project heeft het thema: basisregistratie

Winst met ICT voor Provincies

In opdracht van het Programma Elektronische Provincies (PEP) heeft Zenc onderzoek gedaan naar het behalen van winst met ICT bij provincies. Hierbij is winst zowel kwantitatief (kostenbesparingen) als kwalitatief (dienstverlening en interne bedrijfsvoering verbeteren) gedefinieerd. Zenc beschreef vijf best practices bij provincies waarin voorbeelden naar voren komen waarin ICT heeft geleid tot concrete winst in kwantitatieve en kwalitatieve zin.

Dit project heeft het thema: dienstverlening, informatiemanagement, organisatieontwikkeling

Droomreis LNV

In mei 2003 heeft Zenc in opdracht van de Dienst Basisregistraties van het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij een droomreis georganiseerd naar de Rijksdienst voor het Wegverkeer, de Belastingdienst en de Belgische Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Tijdens de droomreis stond het onderwerp authentieke registraties centraal. De droomreis heeft geresulteerd in een beschrijving van de belangrijkste stappen voor de Dienst Basisregistraties om haar registratie op orde te krijgen en op een betere manier samen te werken met ketenpartners.

Dit project heeft het thema: basisregistratie, informatiemanagement

Droomreis "Belgen doen het Beter"

In juni 2003 heeft Zenc op eigen initiatief een droomreis georganiseerd naar Fedict, het Federale ICT-departement, de Kruispuntbank Ondernemingen en het Ministerie van Binnenlandse Zaken verantwoordelijk voor de introductie van de Belgische elektronische identiteitskaart. Met uiteindelijk 33 overheidsambtenaren afkomstig uit verschillende organisaties, zijn we in een bus naar België afgereisd.  Tijdens de droomreis stond centraal: het Belgische e-government  beleid. Het doel van de droomreis was om een aantal overheidsmanagers uit het veld mee te nemen om ideeën op te doen, afspraken met elkaar te maken om echt aan de slag te gaan en natuurlijk om ons netwerk te spreken. Op grond van de evaluatie kunnen we zeggen dat dit doel is bereikt.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, organisatieontwikkeling, virtuele-dossiers

Winst met ICT voor gemeenten

In opdracht van het Ministerie van BZK is het rapport Winst met ICT voor gemeenten opgesteld met twaalf concrete voorbeelden waaruit blijkt dat kostenbesparingen te realiseren zijn bij verschillende gemeentelijke sectoren. Daarnaast illustreren de twaalf voorbeelden dat er efficiencywinst gerealiseerd kan worden. Deze winst, zo blijkt, wordt door gemeenten vaak ingezet om andere overheidstaken beter te kunnen uit voeren. Op basis van deze studie heeft EGEM verder gebouwd aan de actielijn van goede voorbeelden.

Dit project heeft het thema: dienstverlening, informatiemanagement, organisatieontwikkeling

Contra-expertise Burger Service Nummer

In 2003 heeft Zenc het persoonsnummerbeleid, meer in het bijzonder het BSN, van een ‘lerende contra-expertise’ voorzien. Het BSN was in die tijd in een ontwerp-fase. De opdracht om een BSN te ontwikkelen moest noodzakelijkerwijs met veel onzekerheden verstrekt worden. De Minister van BVK ging hiermee akkoord, op voorwaarde dat er ook ruimte voor een contra-expertise werd ingebouwd.

Naar de mening van Zenc kon in deze situatie nooit sprake zijn van een expert-benadering bij het verrichten van een contra-expertise. Daarom is in drie perioden een aantal gesprekken gevoerd, zijn documenten geanalyseerd en zijn externe experts gevraagd mee te denken. In gezamenlijkheid is toegewerkt naar een aantal bevindingen, per periode, die dan als input dienden voor de volgende periode. Op deze wijze is actief bijgedragen aan het vinden en behouden van de juiste ontwikkelingsroute.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, privacy

Gemeentelijke ICT-samenwerking: Vermenigvuldigen door Delen

In opdracht van de VNG en EGEM heeft Zenc onderzoek verricht naar de stand van zaken rondom intergemeentelijke samenwerking. Door middel van interviews en enquêtes, waar circa 75% van alle Nederlandse gemeenten aan heeft deelgenomen, is een beeld verkregen van het aantal en het soort samenwerkingsverbanden tussen gemeenten en de succes- en faalfactoren van samenwerking.

Op basis van de opgedane kennis is het proces van samenwerking beschreven in een adviesrapport met een stappenplan voor samenwerking. De publicatie “Vermenigvuldigen door Delen: 11 stappen tot gemeentelijke samenwerking” is hieronder te downloaden.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, samenwerking

Interim-management gemeentelijke directie

Een van de partners van Zenc heeft in de gemeente Westland tijdelijk de functie van directeur vervuld. Zijn opdracht was om van binnenuit veranderingen te ontwikkelen en deze op directieniveau te begeleiden. Het effect van Zencs betrokkenheid bij de uitvoering van de innovatie was de toename van concerndenken en samenwerking, de ontwikkeling van een concernplan (in plaats van afzonderlijke afdelingsplannen) en meer aandacht voor visie, missie en ambitie in de uitvoering.

Dit project heeft het thema: bestuurskracht, organisatieontwikkeling, veranderkunde

Invoering onderwijsnummer

In de periode september 2000 tot mei 2001 zijn door Zenc, in opdracht van Cfi en de IB-Groep, processen, knelpunten, mogelijke oplossingen en belangen in de keten van financiering van onderwijsinstellingen als gevolg van de invoering van het onderwijs-nummer in kaart gebracht. Als gevolg van dit onderzoek zijn door Cfi en de IB-Groep afspraken gemaakt over een gecoördineerde aanpak van de invoering van het onderwijsnummer.

Dit project heeft het thema: informatiemanagement, privacy, virtuele-dossiers